Rozliczanie faktur od operatora telekomunikacyjnego przez firmy i JDG
Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG), zastanawia się, jak prawidłowo rozliczać faktury za usługi telekomunikacyjne. Operatorzy często wystawiają faktury zawierające wiele pozycji, takich jak internet, telefonia komórkowa, telefonia stacjonarna czy telewizja. Warto wiedzieć, że przedsiębiorcy mogą odliczać tylko te usługi, które są faktycznie wykorzystywane na potrzeby działalności gospodarczej.
Czy można odliczyć tylko wybrane usługi z faktury?
Tak! Faktura od operatora telekomunikacyjnego zawierająca wiele pozycji nie oznacza, że przedsiębiorca musi rozliczyć całość kosztów. Można odliczyć tylko te usługi, które są związane z działalnością gospodarczą, np.:
- Internet światłowodowy – jeżeli jest używany do prowadzenia biznesu (np. do pracy zdalnej, obsługi klientów, prowadzenia sklepu internetowego), można odliczyć cały koszt tej usługi.
- Telefonia komórkowa – jeśli telefon jest wykorzystywany do kontaktów z klientami, dostawcami czy współpracownikami, można zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów.
- Telefonia stacjonarna – analogicznie, jeśli służy wyłącznie do celów firmowych, można uwzględnić jej koszt.
- Telewizja – co do zasady, telewizja nie jest uznawana za koszt działalności gospodarczej, chyba że przedsiębiorca prowadzi działalność związaną np. z mediami, analizą rynkową czy marketingiem.
Jak udokumentować podział kosztów?
Aby uniknąć problemów w razie kontroli skarbowej, warto zastosować kilka praktycznych zasad:
- Częściowe odliczenie kosztów – jeśli np. internet jest wykorzystywany w 70% do działalności, a w 30% prywatnie, można odliczyć 70% jego wartości.
- Podział kosztów na podstawie umowy – jeśli operator wystawia fakturę na firmę, ale zawiera ona zarówno usługi biznesowe, jak i prywatne, warto sporządzić notatkę księgową, w której określimy, jaka część kosztów dotyczy działalności.
- Osobna umowa na firmę – najlepszym rozwiązaniem jest zawarcie osobnej umowy na usługi wykorzystywane wyłącznie do celów firmowych.
Rozliczanie kosztów w zeznaniu rocznym PIT
Koszty związane z działalnością gospodarczą można rozliczyć w rocznym zeznaniu podatkowym lub uwzględniając w kosztach w zależności od wybranej formy opodatkowania:
- Jeśli internet lub telefonia są wykorzystywane w ramach działalności gospodarczej, ich koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. W przypadku rozliczania się na zasadach ogólnych (17% i 32%) lub podatku liniowego (19%), faktury wpisuje się do kolumny 13 KPiR (Pozostałe wydatki).
- Jeśli przedsiębiorca korzysta z internetu prywatnie lub nie uwzględnia tych kosztów w rozliczeniu firmy, może skorzystać z ulgi internetowej w rocznym PIT, pod warunkiem że wydatki były ponoszone prywatnie.
- Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ryczałtu lub karty podatkowej nie mogą odliczyć kosztów internetu w ramach działalności ani skorzystać z ulgi internetowej.
Do kiedy można rozliczyć koszty telekomunikacyjne?
Przedsiębiorcy rozliczający się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym powinni uwzględnić faktury za usługi telekomunikacyjne w roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Istotne terminy to:
- Rozliczenie roczne PIT – do 30 kwietnia roku następującego po danym roku podatkowym.
- Księgowanie faktur – koszty można rozliczać na bieżąco w danym miesiącu lub, jeśli faktura przyszła z opóźnieniem, w kolejnym miesiącu.
Podsumowanie
Rozliczanie faktur od operatora telekomunikacyjnego w działalności gospodarczej nie musi być skomplikowane. Ważne jest, aby odliczać wyłącznie te usługi, które faktycznie służą firmie, oraz odpowiednio dokumentować ich podział. Przedsiębiorcy mają czas na uwzględnienie tych kosztów w zeznaniu rocznym PIT do 30 kwietnia. Dzięki temu można zoptymalizować obciążenia podatkowe i uniknąć problemów w przypadku kontroli skarbowej.
